Tietosuojaseloste

Henkilötietolain (523/1999, 10 ja 24 §) mukainen tietosuojaseloste.

Tämä tietosuojaseloste kertoo miten YPL Palvelu Oy (jatkossa YPL) rekisterinpitäjänä kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja tarjotun palvelun ja/tai verkkosivun yhteydessä.  YPL vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä tietosuojaselostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.

1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

YPL Palvelu Oy
Koulukuja 7, 32200  LOIMAA
02 769 1100
info@yplpalvelu.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Pirjo Lundeqvist Gsm 0500 741620
pirjo.lundeqvist@yplpalvelu.fi

2. Henkilötietojen kerääminen

Henkilötietojasi voidaan kerätä eri tavoin.  Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka

• Olet antanut meille yrityksesi toimeksiantosopimuksemme tekemisen yhteydessä.
• Olet antanut meille ladatessasi lomakkeitamme, tai ottaessasi meihin yhteyttä yhteydenottolomakkeen, tarjouspyyntölomakkeen, tietoturvallisen postin lähetyksen tai työhakemuksen ym. muodossa
• Syntyvät asiakassuhteemme aikana yhteyshenkilöiden ja/tai tietojen muuttuessa

Mikäli et halua antaa meille henkilötietojasi, emme pysty tarjoamaan Sinulle Palvelujamme.

Keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoryhmiä:

• Perustiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, suhteesi edustamaasi yritykseen.
• Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot: palvelua koskevat tiedot/ toimeksiantosopimustiedot
• Asiakasyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto
• Palvelumme käytön yhteydessä syntyneet henkilötiedot: käyttäjätunnukset
• Nettilomakkeiden täytön yhteydessä työnhakulomakkeen täyttämisessä kerätyt tiedot, tarjouspyynnön täyttämisessä kerätyt tiedot, tietoturvallisen postin lähetyksessä kerätyt tiedot, nettisivuiltamme saatavien tiedostojen latausten yhteydessä kerätyt tiedot

3. Henkilötietojen käsittely tarkoitus ja oikeusperuste

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen liiketoimintamme harjoittamiseen, asiakassuhteen hoitamiseen tai työntekijöiden rekrytointiin.

Voimme käsitellä henkilötietojasi myös lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa ja toteuttaaksemme viranomaisten lakiin perustuvat tietopyynnöt.

Voimme käsitellä henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn.

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

Asiakasrekisterimme tarkoituksena on käsitellä henkilötietojasi ensisijaisesti tarjotaksemme ja toimittaaksemme sinulle tai edustamallesi yritykselle palvelujamme.  Tässä tapauksessa henkilötietojen käsittely perustuu sinun ja edustamasi yrityksen ja meidän väliseen sopimukseen.

Rekrytoinnin henkilörekisterimme tarkoituksena on valita työntekijä yrityksemme palvelukseen tai työharjoittelupaikkaan.  Tässä tapauksessa henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuun valita henkilö avoimena olevaan työpaikkaan.

Markkinointirekisterimme tarkoituksena on olla Sinuun yhteydessä kertoaksemme uusista palveluistamme ja myydäksemme Sinulle palveluitamme. Henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuun tarjota tietoa osana palveluamme ja markkinoidaksemme muita palvelujamme Sinulle.

4. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekistereiden sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti näytetä, eikä luovuteta sivulliselle eikä anneta sitä oikeudetta teknisen käyttöyhteyden avulla tai muulla tavalla sivullisen nähtäväksi tai käytettäväksi.

Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille:

• toimivaltaisen viranomaisen tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.
• kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti (esim. atk-tuki, tietoturva-astioiden tyhjennykset). Tuolloin huolehdimme aina henkilötietojesi asianmukaisesta käsittelystä.
• mikäli olemme mukana yritysjärjestelyissä tai liiketoiminnan tai sen osan myynnissä
• kun uskomme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi
• pyynnöstäsi tai suostumuksellasi kolmannelle osapuolelle

5. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojenkäsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn toteuttamisen kannalta tarpeellista.  Tietojen siirrossa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa henkilötietolainsäädäntöä.

6. Henkilötietojen säilyttäminen ja tietoturva

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.  Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa.

A. Manuaalinen aineisto

Mahdollinen rekisteröidyn henkilötietoa koskeva manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon on rajoitettu pääsy.

B. ATK:llä käsiteltävät tiedot

Pääsy henkilötietoihin edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Rekisterit on suojattu teknisesti siten, että siihen on pääsy vain valtuutetuilla tahoilla.  Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja henkilötietolakia.  Kaikkia työntekijöitämme sitoo salassapitovelvollisuus.  YPL:n toimitilojen ja tietoverkon ja tietojärjestelmien turvallisuudesta on huolehdittu asianmukaisilla toimenpiteillä.

Mikäli kuitenkin kaikista varotoimista huolimatta sattuisi tietoturvaloukkaus, ilmoitamme Sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

7. Henkilötietojen tarkastus- korjaus- ja rajoitusoikeus

Sinulla on oikeus tarkastaa YPL:n rekisterissä olevat henkilötietosi.  Sinulla on myös oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista, tai rajoittaa henkilötietojen käsittelyä YPL:n rekisteriin.

Voit käyttää oikeuksiasi jättämällä allekirjoitetun pyynnön kirjallisesti YPL:n rekisterin yhteyshenkilölle.

Päivitämme tietosuojaselostettamme tarvittaessa toimintamme muuttuessa. Päivitetty 13.5.2018