Paperilaskut ja sähköpostilaskut poistuvat – verkkolaskut tulevat tilalle

Eduskunta hyväksyi lain sähköisestä laskutuksesta.  Laki tulee voimaan 1.4.2020.  Se tarkoittaa, että lain mukaan yrityksellä on oikeus saada pyynnöstä lasku toiselta yritykseltä sähköisen laskun muodossa.

Miksi näin? Lain on tarkoitus ohjata käytäntöä siihen suuntaan, että rakenteiset tiedostomuodot olisivat ensisijaisia kaikessa taloushallinnossa. Tekoälyjärjestelmät pystyvät lukemaan rakenteista tietoa, mistä saadaan tehokkuutta prosesseihin. Pelkästään ihmisten luettavissa oleva skannatut dokumentit ja kuvatiedostot väistyvät siten pikkuhiljaa.

Lisäksi laskun tulee sisältää tiettyjä pakollisia laskutustietoja, joita Suomen laki ei ole tähän mennessä vielä vaatinut. Laki sähköisestä laskutuksesta ei kuitenkaan koske kaikkia yrityksiä – alle 10 000 euron liikevaihdon yritykset ovat vapautettu uuden lain pykälistä. Laki ei tule myöskään vaikuttamaan yrityksiin, jotka tekevät vain B2C-kauppaa.

Mikä on lain tarkoittama verkkolasku?

EU-standardit määrittävät verkkolaskun teknisen muodon.  Se merkitsee, että laskun täytyy olla konekielisesti ns. rakenteellisessa muodossa luettava.  Tarvittava tieto laskussa on aina tietyssä kentässä. Verkkolaskuoperaattorit toimivat laskujen välittäjinä, jolloin lasku on vastaanottajalla jo usein muutamassa sekunnissa.  Vastaanottajalla lasku siirtyy suoraan tämän ostolaskujärjestelmään, jolloin laskun käsittely ja maksaminen onnistuu helposti. 

Verkkolaskun edut paperilla tai sähköpostilla lähetettyihin laskuihin

Myyjän kannalta on ollut samantekevää millä keinoin tämä on laskunsa lähettänyt, kunhan on saanut rahansa. Edellyttäen tietysti, että saatavien seuranta on jossakin järjestelmässä hoidossa. Ainoa ongelma on saattanut olla, että sähköpostilasku on mennyt ostajalla roskaposteihin tai ostolaskukierto on kestänyt yli eräpäivän skannauspalvelun viedessä aikaa.  Laki tulee nyt muuttamaan tilannetta, kun laskut on lähetettävä verkkolaskuina. 

Ostajan kannalta verkkolaskun vastaanottaminen paperilaskun sijaan on ehdottomasti paras tapa. Kun myyjälle on ollut ilmaista lähettää lasku sähköpostilla, ostajalle on siirtynyt laskun käsittelykulut sekä skannauspalveluun tai ostolaskukiertoon siirtäminen.  Tekoälyjärjestelmät perustavat uudet toimittajat suoraan järjestelmään, tutkivat pankkitilin laskulta, laskun loppusumman jne. Paperi- tai sähköpostilaskut pitää sen sijaan käsitellä kokonaan manuaalisesti.  Ja inhimillisiltä virheiltäkään ei aina ole vältytty, kun rahat ovat menneet väärälle toimittajalle. Tai toimittajarekisterissä ollut pankkitili ei ole enää ollut käytössä. 
 

Me tarjoamme ratkaisun – ota askel kohti uudistusta pikimmiten!

Käytämme pääohjelmistona Netvisorin taloushallintojärjestelmiä. Fennoa on käytössämme pienemmille asiakkaille. Mikäli käytössäsi ei vielä ole sähköistä järjestelmää verkkolaskujen tekemiseen ja vastaanottamiseen, askeleet kohti uudistusta kannattaa ottaa pikimmiten.  Markkinoilla on useita ostolaskun kierrätysjärjestelmiä.  Kannattaa huomioida, että nykypäivän järjestelmän tulee osata myös lukea rakenteista tietoa myös tuotetietojen osalta.  Näin ei valitettavasti monissakaan järjestelmissä vielä ole.

Netvisor käyttää välittäjänä Maventaa, Fennoa Liasonia.  Molempien ohjelmistojen kautta myös liitteet lähtevät laskun mukana. Ja molemmat ohjelmat lukevat myös rakenteista tuotetietoa.  Huomaathan, mikäli välittäjänäsi tällä hetkellä on pankki, et voi lähettää liitteitä.

Olemme matkallasi uudistukseen tiiviisti mukana.  Pystymme siirtämään excel-tiedostoina asiakasrekisterit, toimittajarekisterit sekä tuoterekisterit Netvisoriin. Toimittajakirjeet lähetetään suoraan toimittajarekisteristä, jolloin verkkolaskut saadaan nopeasti käyttöön.

Voit tutustua tarkemmin linkeistä Netvisoriin sekä myyntilaskujen että ostolaskujen sähköiseen hallintaan.   

Haluatko päästä eroon saamistasi paperi- ja sähköpostien liitteenä lähetyistä laskuista?

Uuden verkkolaskulain myötä 1.4.2020 voit ilmoittaa toimittajillesi hyväksyväsi laskut ainoastaan verkkolaskuina.  Se tekee laskujen käsittelystä nopeampaa.  Netvisorin kautta ilmoittaminen koko toimittajarekisterille onnistuu helposti ja nopeasti.